用語音輸入寫出清楚的職缺說明

聊天時，你能清楚解釋團隊需要什麼樣的同事；一打開職缺草稿，卻只寫得出「尋找積極主動的人才」。真正有用的資訊，其實就在剛才的說明裡：哪件事經常卡住、誰需要協助，以及新同事每天會做什麼。

語音輸入可以先把這些細節留下來，再慢慢修飾文字。在 Mac 上開啟草稿文件，把職務規劃筆記放在旁邊，先口述工作內容，再整理成讓求職者能判斷是否適合的職缺說明。語音輸入提供的是初稿；文章架構與資訊是否正確，仍需由你確認。

1. 先說工作內容，再談理想人選

從這個職務要解決的問題開始。「客戶需要有人協調導入步驟」，比一長串個性特質更容易帶出具體工作。

試著描述平常的一週。哪些任務會重複出現？需要和誰合作？哪些事情可以自行決定，哪些需要交給其他同事處理？如果團隊尚未釐清權責，就先列為待確認事項，不要把討論中的想法寫成定案。

2. 用五個提問完成口述草稿

每個問題簡短回答，段落之間稍作停頓：

• 職務目的： 為什麼需要這個職位？主要協助誰？
• 主要職責： 最核心的三到五項工作是什麼？
• 初期目標： 到職後幾個月內，怎樣算是有良好的進展？
• 能力要求： 哪些能力第一天就需要，哪些可以到職後學習？
• 實際安排： 工作地點、工作型態、回報對象與應徵方式，有哪些已經確認？

缺少資訊的地方要留下明確標記。不要把對遠端工作或團隊編制的猜測變成承諾。內容應聚焦在職務本身，不必提及前任同事的私人情況。

3. 把口述內容整理成職務架構

以下是招募客戶導入協調專員的虛構範例。

口述草稿：「我們需要有人推進客戶的導入作業。他會維護檢查清單，注意客戶卡在哪一步，再找對應的同事幫忙。需要能寫清楚的進度更新，也能追蹤幾件還沒完成的事。用過我們的任務管理工具會有幫助，但這個可以教。不需要他自己解決技術問題。」

整理後的架構：

客戶導入協調專員

透過清楚的下一步指引與進度追蹤，協助新客戶完成導入流程。

主要工作

• 維護各客戶的導入檢查清單，記錄待處理的問題。
• 針對卡住的步驟，與客戶及相關同事確認進度。
• 將技術問題轉交支援團隊，並向客戶說明下一步。

所需能力

• 能以清楚的文字溝通，並有條理地追蹤多項任務。
• 有任務管理工具使用經驗者佳；團隊使用的工具可於到職後學習。

到職初期重點 熟悉導入流程，並在團隊協助下管理所負責的客戶清單。

這是職務內容的架構，不是完整的招募公告。刊登前，還要補上已確認的聘用條件與應徵方式。這段編輯把「推進事情」改成可觀察的職責，沒有自行添加資格門檻或績效數字。

4. 分清楚必要能力與加分條件

逐項檢查要求，問自己：這個條件支援哪一項工作？如果工具可以在新人訓練時學會，就不必列為必備。把「溝通能力佳」改成實際需要的溝通行為，例如說明下一步、記錄問題或撰寫簡短進度更新。

責任範圍也要精確。「協調回覆」和「解決問題」並不是同一件事。這個區別同樣適用於撰寫工作交辦訊息。

5. 刊登前核對細節

檢查職稱、工具名稱、數字，以及語音輸入可能辨識錯誤的詞語。確認「加分」沒有變成「必備」，刪除內部簡稱、重複條件與尚未確認的佔位文字，再請招募負責人確認工作範圍和實際安排。

最後，把職缺說明與準備交給新同事的新人上手指南對照。招募時描述的職責，應該和到職後真正接手的工作一致。

TypeFree能簡單地將語音轉成可編輯的文字，幫助你更快完成寫作。先用自己的話說清楚這份工作，再把草稿整理成職責具體、期待合理的職缺說明。