用语音输入把脑中杂念整理成可执行的待办清单
当脑中塞满未完成的工作时，创建一份完美的待办清单，反而会变成另一项工作。你可能同时想到回复客户、修复一个小问题、询问同事，以及下周到期的事情。如果每想到一件事就停下来决定该放进哪个项目，重要细节很可能在输入完成前就消失。
用语音进行“头脑清空”，可以把捕捉与整理分成两个阶段。先把所有占据注意力的事情说出来，再从转换后的文字中找出明确行动。说话速度快，也更容易自然补充背景，因此很适合清理脑中杂念。
先不打断地说完一遍
设置五到十分钟的计时器，不分类、不排序，持续说下去。把未完成的承诺、担忧、期限、点子和问题都说出来。此时不必判断每一项属于哪个项目；第一个目标是完整，而不是整齐。
想不到时，可以问自己：
- 我最怕忘记什么？
- 我正在等谁的回复或成果？
- 哪些人还在等我回复？
- 今天、本周或以后必须完成什么？
- 工作时有哪些点子反复出现？
说话时加入足够的上下文，确保明天仍看得懂。“给小林发邮件”太模糊；“给小林发送新的上线日期，并确认客服排班”已经是一个有用的下一步。
把想法改写成清晰的行动
读一遍转录文字，标出所有你能够采取行动的句子。让每项任务以动词开始，例如：发送、检查、安排、比较、起草、致电或决定。
有些想法并不是任务。“新手引导流程让人困惑”只是一项观察。接着要问：下一步是什么？可能是检查前三个页面、收集两个用户案例，或创建一张问题单。如果目前不需要行动，就把它移到笔记或点子区，不要让它挤满待办清单。
区分项目、任务和等待事项
需要多个步骤才能达成的成果是项目。“发布新版价格页”是项目；“把最终文案发给设计师”才是下一步行动。可以把项目作为标题，再把眼前可做的一步放在下面。
依赖他人的工作应放进独立的“等待中”清单，并记下负责人和跟进日期，例如：“等待怡君批准合同，星期二跟进。”这样既不会忘记已委派的工作，也不会让今天的行动清单过长。
用三个问题决定优先级
不要把每一项都标成最高优先级。逐项询问：
- 是否有真正的截止日期？
- 是否有人正被这件事阻塞？
- 是否能推动重要成果？
根据答案，只挑少数几项放进今天的清单。有期限的工作排进行程，下一步清单保持精简，可做可不做的点子则移到“以后”。
移入任务工具前先编辑
把任务复制到日历、项目管理工具或笔记应用之前，先整理转录内容。删除重复项，拆开包含多个动作的任务，并补上姓名和日期。如果某件事只需几分钟，可以顺手完成，但别让它打断整份清单的整理。
最后检查每个紧急念头是否都有去处：执行、安排、委派、留待以后，或删除。整理后的清单应该比原始的头脑清空记录更短，也更值得信任。
TypeFree 是把语音转换成可编辑文字、加快写作速度的简单方式。用它一次捕捉脑中的所有事情，再把文字整理成真正能够完成的待办清单。