音声入力で、伝わる承認依頼メールを書く
資料は完成しているのに、承認待ちで次に進めない。「ご確認ください」だけでは、意見がほしいのか、内容を承認してほしいのか、配布の許可が必要なのかが相手に伝わりません。
まずは相手に説明するつもりで話し、音声入力で下書きにしてみましょう。その後、何を判断してほしいのかがわかる短いメールに整えます。Macで対象の資料と下書きを並べれば、記憶に頼らず、版や日付を確認しながら書けます。
1. 「確認」ではなく、必要な判断を書く
承認依頼では、相手に許可してほしい行動を具体的にします。「研修の進行表をご確認ください」より、「研修進行表の第3版を参加者へ配布してよいか、ご承認をお願いします」のほうが目的は明確です。
意見を集める段階と、承認を求める段階も分けましょう。案を検討中なら、まずコメントを依頼します。判断できる状態なら、承認の対象範囲を示し、その判断を担当する人に送ります。担当範囲の異なる複数の人に、何を承認するのかわからない依頼を一斉に送らないようにします。
2. 五つの問いに分けて話す
文章を整える前に、次の項目を一つずつ口に出します。
- 判断： 具体的に何を承認してほしいか。
- 参照資料： どの資料、版、箇所を見てほしいか。
- 推奨案： どの案を勧めるか。その理由は何か。
- 期限： いつまでに返答があると助かるか。その後に何が控えているか。
- 次の対応： 承認後に何を行い、それまでは何を保留するか。
項目ごとに間を置けば、話を整理しやすくなります。最初から完成したメールを話す必要はありません。件名、資料のリンク、改行は編集時に加え、一通につき一つの判断に絞るのが基本です。
3. 口述メモを承認依頼メールに整える
以下は、研修の進行表に関する架空の例です。
口述した下書き：
田中さんに進行表の第3版を承認してほしい。話し合いを演習の前に移したので、そこで出た質問を演習に使える。開催日と参加者は変わらない。23日に配りたいから、22日の15時、日本時間で返事がほしい。承認までは配らない。
整理したメール：
件名：研修進行表 第3版の承認依頼（10月22日まで）
田中さん
研修進行表の第3版について、内容と進行順のご承認をお願いします。話し合いを演習の前に移し、参加者から出た質問を演習に取り入れられる構成にしています。
開催日と参加者は変更していません。共有資料の第3版をご確認のうえ、10月22日15時（日本時間）までに、承認または修正が必要な点をご返信いただけますか。
承認後、10月23日に参加者へ配布する予定です。承認をいただくまでは配布を保留します。確認の時間が足りない場合は、配布日を調整しますのでお知らせください。
よろしくお願いいたします。
実際に使う際は、対象資料へのリンクを入れます。版、推奨する理由、回答期限とその後の予定を示し、返答がないことを承認とみなさない文面にしています。
4. 短いテンプレートを使う
件名：［対象・版］の承認依頼（［日付］まで）
［具体的な判断事項］について、ご承認をお願いします。対象は［資料のリンク・版］です。［理由］から、［案］を推奨します。今回の承認対象は［範囲］で、［変更しない事項］は変更しません。［次の作業］のため、［日付・時刻・タイムゾーン］までにご返信いただけますか。承認後に［対応］を行います。修正や確認時間の追加が必要な場合は、お知らせください。
括弧内を置き換え、不要な項目は削ります。社内に所定の承認手続きがある場合は、それに従いましょう。メールの下書きだけで手続きを済ませたことにはなりません。
5. 送信前に、意味が変わっていないか確認する
宛先、版番号、日付、時刻、タイムゾーン、資料の閲覧権限を確認します。「配布しない」が「配布する」になっていないか、希望する期限が合意済みの約束として書かれていないかも重要です。
冒頭の二文だけを読み、何を判断してほしいのか伝わるか確かめましょう。伝わらなければ、背景説明より先に依頼を置きます。
まだ意見を集めたい段階なら、フィードバック依頼メールの書き方が役立ちます。返答待ちのときは、丁寧なリマインドメールも参考にしてください。
TypeFreeは、話した内容を編集可能なテキストに変え、文章をすばやく書くためのシンプルな方法です。次の承認依頼は声で下書きし、判断事項とその後の対応が伝わるメールに整えてみましょう。