音声入力でメールマガジンの下書きをすばやく作る

読者に伝えたいことはあるのに、メルマガの下書きは白紙のまま。そんなときは、完璧な書き出しを考える前に、読者から質問されたつもりで内容を話してみましょう。音声入力でまず文章を残し、あとから読む人にとって役立つメールに整えます。

Macで定期配信のメールマガジンや活動報告、短い解説メールを作るときにも使える方法です。先に本文の中身を決め、件名やレイアウトはそのあとに考えます。

1. 読者、伝えること、次の行動を1つずつ決める

話し始める前に、「誰に届けるのか」「何を持ち帰ってほしいのか」「読んだあとに何ができるか」を確認します。

たとえば、個人で働くデザイナー向けなら、制作物について具体的な意見をもらう方法を取り上げられます。次の行動は、次回のレビューで質問を1つ試すこと。関係のないお知らせは別の号に回し、1通に詰め込みすぎないようにします。

下書き用の文書を開き、読者の困りごと、提案、具体例を順に説明します。話題ごとに短く区切り、少し間を置きましょう。1文を言い間違えても最初からやり直さず、編集時に直せば十分です。

次は説明用に作った下書きで、利用者の体験談ではありません。

フィードバックの話をしたいんですが、デザインを送って、どう思いますかとだけ聞くことがありますよね。それだと何を答えればいいか広すぎます。代わりに、このページを初めて見る人にも次に何をすればいいかわかりますか、と聞けます。レビューで確認する点が決まります。

この時点で、役立つ提案はすでに含まれています。架空の成功談や、根拠のない効果を足す必要はありません。

「これから何を話したいか」という前置きを削り、読者の状況と提案を先に出します。

デザインのレビューを依頼するときは、「どう思いますか？」だけでなく、確認してほしいことを具体的に伝えてみましょう。

たとえば、「このページを初めて見る人にも、次に何をすればいいかわかりますか？」と聞きます。

次のレビューでこの質問を使い、行動がわかりにくい箇所があれば指摘してもらいましょう。

自分らしい話し方は残しつつ、重複を削り、長い段落を分けます。最後のお願いがすぐわかるかも確認しましょう。名前、引用、数値を入れる場合は、音声入力後に元の資料と照合します。

次の問いを保存しておき、各号で声に出して答えます。

件名は本文ができてから書きます。今回の例なら「次のデザインレビューで試したい、具体的な質問」。プレビューテキストには「確認してほしい点を1つに絞って伝えましょう」など、件名を補う内容を入れます。どちらも本文と一致させましょう。

編集した文章を配信ツールに移し、必要なリンクを加え、スマートフォン向けのプレビューを確認します。もう一度声に出して読み、書き出しが要点に入っているか、最後のお願いが1つに絞られているかを見直します。予約配信の前に自分宛てにテスト送信し、表示とリンク先を確かめましょう。

TypeFreeは、話した内容を編集可能なテキストに変え、文章をすばやく書くためのシンプルな方法です。次のメルマガは、役立つアイデアを1つ話すところから始め、自分らしいメールに整えてみましょう。